1. Responsable du traitement et contact
Pour la gestion des comptes utilisateurs, la sécurité et le fonctionnement de la plateforme, le responsable du traitement est Hugo Montiel EI, éditeur de Suivi Patrimoine(SIREN 920 958 238).
Adresse officielle de domiciliation de l’éditeur : 2 rue de Vienne, 75008 Paris, France.
Contact pour les demandes relatives aux données personnelles : contact@suivipatrimoine.com.
Lorsqu’un cabinet utilise Suivi Patrimoine pour gérer ses clients, ce cabinet définit normalement les finalités du traitement de leurs données. Suivi Patrimoine agit alors comme sous-traitant dans les conditions convenues avec le cabinet. Les personnes concernées peuvent s’adresser en priorité à leur cabinet.
2. Catégories de données et finalités
Le service traite les informations nécessaires à l’ouverture et à la gestion des comptes (nom, prénom, email, identifiant de cabinet, rôle), à l’authentification, à la sécurité, aux opérations demandées et à la traçabilité des envois.
Dans les espaces des cabinets, les utilisateurs autorisés peuvent enregistrer des clients, coordonnées, références de dossier, états de documents et communications. Ces informations sont utilisées pour les opérations demandées par le cabinet, notamment le suivi des dossiers, les rappels et les emails.
Ces traitements reposent, selon le cas, sur l’exécution du contrat, les obligations légales et l’intérêt légitime à assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service. Les autorisations d’accès aux messageries sont demandées séparément lorsque l’utilisateur choisit de connecter sa boîte.
3. Connexion Gmail et Google Workspace
La connexion Google est facultative et s’effectue par OAuth avec l’autorisation expresse du titulaire du compte. Suivi Patrimoine demande les autorisations openid, email ethttps://www.googleapis.com/auth/gmail.send.
Ces autorisations servent uniquement à identifier l’adresse Google connectée et à envoyer depuis cette adresse les messages que le conseiller déclenche ou programme dans le service. Le connecteur Google actuel ne demande pas l’accès à la lecture de la boîte de réception, aux messages reçus, aux contacts ou à Google Drive.
Le service conserve l’identifiant du compte, l’adresse de messagerie, les informations de connexion et les jetons d’autorisation nécessaires à l’envoi de messages programmés. Les jetons OAuth sont chiffrés avant leur stockage en base de données. Le texte des messages et les informations de destinataire nécessaires aux communications peuvent être conservés dans l’historique du cabinet.
Les données Google ne sont pas utilisées pour la publicité ciblée, ni vendues à des tiers. Elles ne sont transmises qu’aux prestataires techniques nécessaires à la fourniture et à la sécurité de la fonctionnalité d’envoi. Suivi Patrimoine n’utilise pas les données Google pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
L’utilisateur peut déconnecter sa boîte depuis Paramètres → Email. Cette action supprime les jetons de connexion stockés par Suivi Patrimoine et empêche les envois futurs associés à cette boîte. L’accès peut également être révoqué depuis le compte Google. Les historiques d’envoi éventuellement conservés restent soumis aux règles de conservation du cabinet et aux obligations légales.
L’utilisation des données reçues de Google respecte la Google API Services User Data Policy, notamment ses exigences de limitation d’utilisation (Limited Use).
4. Microsoft Outlook, Hotmail, Microsoft 365 et OVH
Le connecteur Microsoft utilise OAuth et les autorisations User.Read, Mail.Send etoffline_access pour identifier la boîte et envoyer les messages demandés ou programmés. Il ne demande pas de permission de lecture de la boîte de réception à ce stade.
La connexion OVH/Zimbra par SMTP chiffré est prévue pour les environnements où les connexions SMTP sortantes sont autorisées ; elle n’est pas active sur l’hébergement Railway Hobby actuel. Les secrets de messagerie personnelle, lorsque cette fonctionnalité est utilisable, sont stockés chiffrés.
La déconnexion d’une boîte personnelle bloque les nouveaux envois qui lui étaient associés. Le service ne les redirige pas automatiquement vers un autre compte ou vers Brevo.
5. Prestataires et destinataires
Selon la fonctionnalité utilisée, les données nécessaires sont traitées par Railway pour l’hébergement et la base de données, par Google ou Microsoft pour les connexions OAuth et la transmission des emails de leurs utilisateurs, et par Brevo pour les emails techniques du service et les envois historiques configurés par les cabinets.
Les destinataires des emails reçoivent les informations envoyées par le conseiller. Les utilisateurs d’un cabinet n’ont pas accès par défaut aux données d’un autre cabinet. Les modalités précises de localisation, sous-traitance ultérieure et transferts internationaux sont à confirmer dans la documentation contractuelle des prestataires.
6. Sécurité et conservation
Suivi Patrimoine utilise des connexions HTTPS, des comptes authentifiés et une séparation logique des données par cabinet. Les jetons OAuth sont chiffrés au repos. Les accès sont limités aux fonctionnalités et aux permissions effectivement accordées.
Les données de compte et de dossier sont conservées aussi longtemps que nécessaire au fonctionnement du service et à l’exécution des instructions du cabinet. Les informations techniques et d’historique peuvent être soumises à des obligations de conservation distinctes. Les durées précises de rétention, notamment des sauvegardes et des journaux, doivent encore être formalisées avant l’ouverture commerciale générale.
En cas de déconnexion OAuth, les jetons associés sont supprimés de la connexion dans la base active ; cela n’efface pas nécessairement les emails déjà envoyés ni les historiques d’envoi conservés pour le suivi du cabinet.
7. Droits et demandes
Selon la réglementation applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition et, lorsqu’elle s’applique, la portabilité de vos données. Contactez contact@suivipatrimoine.com. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée.
Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la CNIL.